Які існують правила спілкування по телефону?

Як правильно спілкуватися по телефону? Що потрібно говорити? Скільки часу можна говорити? Які базові правила слід дотримуватися? Які фрази не можна говорити по телефону? 

Спілкування будь-якого типу грунтується на психології. Етика ділового спілкування виділяє два види суб'єктів спілкування, а саме: комунікатор і реципієнт. Комунікатор повідомляє реципієнту-слухачеві інформацію, яку намагається донести.

Основні моменти, про які повинні пам'ятати співрозмовники, - це ввічливість, толерантність, час бесіди, важливість дзвінка, тип дзвінка (діловий, неофіційний, дружній), тональність голосу, почуття розмови. Почуття розмови дуже важливо, так як з людиною, у якої поганий настрій чи якісь особисті животрепетні проблеми, непросто побудувати конструктивну бесіду .

Телефон став невід'ємним предметом у житті кожної людини, ми прокидаємося і лягаємо спати з телефонними дзвінками, вирішуємо по телефону найграндіозніші питання, заробляємо гроші, спілкуючись по телефону (наприклад, call-оператори). При цьому питання етики ділового спілкування залишається досить актуальним донині.

Перш ніж зробити дзвінок, дайте відповідь собі на три питання:
- Чи дійсно важливий ваш дзвінок;
- Припускаєте ви, що відповість реципієнт;
- Чи можна зустрітися, а не дзвонити.

Загальні правила розмови по телефону:
- Не робіть паралельно ніяких справ під час розмови (не жуйте, не паліть, не шукайте нічого);
- Не вибачайтеся за витрачений на вас час;
- У будні неетично дзвонити раніше 8:00, у вихідні дні - раніше 10 години ранку, розмова не повинна тривати більше 30 хвилин;
- Посміхайтеся, розмовляючи по телефону.

Загальноприйнятих правил спілкування має дотримуватися кожна людина, що живе в соціально-правовому суспільстві. Закони та правила - це межі нашого поля діяльності, які визначають успіх. Умовно розділимо правила спілкування по телефону на правила для комунікатора і реципієнта.

Правила спілкування по телефону для комунікатора: - Ніколи не починайте розмову з фрази «Хто це?»;
- Обов'язково запитайте, чи зручно зараз спілкуватися з вами співрозмовнику;
- Представтесь, наприклад: «Доброго дня, Вас турбує Іванов»;
- Ніколи не критикуйте і не лайте;
- В кінці розмови сформулюйте резюме;
- Розмова по телефону не повинен перевищувати 15 хвилин;
- У вихідні дні не діставайте колег про справи;
- Припиніть розмову достроково при поганому зв'язку;
- Напишіть собі план розмови (основні питання, дати зустрічей, і.т.д);
- До незнайомих звертайтеся тільки на Ви.

Правила спілкування по телефону для реципієнта:
- Коротко коментуйте головні думки комунікатора, а саме: уточнюйте, задавайте навідні запитання;
- Не варто перебивати співрозмовника;
- Відповідайте чітко на поставлені питання;
- Ніколи не звинувачуйте за пропущений дзвінок;
- Завжди відповідайте коректно в діловому стилі.

Телефонна розмова відрізняється від звичайної багатьма нюансами. Якщо ви розмовляєте по мобільному телефону на вулиці, тримайте дистанцію більше трьох метрів від людей, які в цей момент теж розмовляють.

Пам'ятайте правило Паретто - продуктивними є лише 20% розмови. Бажаю вам успіхів!